Jeśli czujesz, że Twój dzień jest wypełniony, a efekty są przeciętne, to nie musi oznaczać lenistwa czy złej organizacji. Często to kwestia stylu pracy: przeskakiwania między zadaniami, reagowania na bodźce i wpychania wszystkiego do kalendarza na ostatnią chwilę.

Dlaczego „wszystko naraz” kradnie czas?

Według badań każda zmiana zadania kosztuje nas realny czas – średnio tracimy nawet 20-25 minut każdej godziny tylko na przełączanie się między tematami i odzyskiwanie koncentracji. Ten ukryty koszt sumuje się w ciągu dnia i może zabierać Ci nawet kilka godzin tygodniowo na same nieproduktywne skoki między zadaniami.

Szybki tip na start: zanim dalej czytasz, zrób jedną prostą rzecz – zatrzymaj się na minutę i zapisz na kartce lub w notatniku wszystkie sprawy, które aktualnie masz „na głowie”. Nie zastanawiaj się nad kolejnością, po prostu wypisz wszystko, co przychodzi do głowy. To pierwszy krok do zrobienia mentalnego porządku i odzyskania kontroli nad czasem. Zwróć uwagę na uczucie, które pojawia się po tej minucie – często to lekkość, ulga, jakby część ciężaru zniknęła z głowy. Warto zauważyć ten moment, bo właśnie on pokazuje moc tego prostego ćwiczenia.

Czytaj: Spokój też jest strategią. Rozmowa z Zofią Tykwińską-Sutkowską (od.dech) o tym, jak wellbeing staje się nowym językiem biznesu

Badania nad przełączaniem zadań pokazują, że mózg ponosi realny koszt za każdą zmianę kontekstu. Trzeba na nowo ustalić zasady, przypomnieć sobie, gdzie się skończyło i wrócić do tematu.

Dochodzi do tego jeszcze kwestia przerwań. Ludzie potrafią nadrobić pracę, robiąc ją szybciej, ale zwykle rośnie wtedy stres, frustracja i poczucie presji czasu. W praktyce płacisz spokojem za większe tempo. Zastanów się, czy to tempo naprawdę jest warte chronicznego stresu i ceny, jaką płacisz swoim zdrowiem za chwilowy wzrost wydajności. Warto się zastanowić, co daje lepszy efekt na dłuższą metę: szybkie domykanie spraw czy spokojniejszy rytm, który dba o Twoje samopoczucie.

Dołóżmy do tego zmęczenie decyzyjne sprawiające, że im więcej drobnych wyborów (odpisać teraz czy później? od czego zacząć?), tym trudniej podejmować rozsądne decyzje i zachować samokontrolę — i mamy mieszankę wybuchową, która może wydawać się ambitna, ale często prowadzi do strat.

Czytaj: Pauza: jak krótkie zatrzymanie może zmienić sposób, w jaki pracujesz i współpracujesz

Zero waste w głowie: 3 porządki, które robią różnicę 

1. Zewnętrzny mózg: zrzut myśli

Największy bałagan często powstaje, gdy wszystkie rzeczy do zrobienia trzymasz w głowie, a rozwiązaniem może być prosty rytuał zajmujący jedynie 5-10 minut dziennie.

Krok po kroku:

Weź kartkę, notatnik albo otwórz ulubioną aplikację do notatek. Przez chwilę zbierz myśli i wypisz wszystko, co siedzi Ci w głowie: zadania, sprawy osobiste, pomysły, rzeczy do zapamiętania. Nie zastanawiaj się nad formą ani kolejnością.

Na przykład: „muszę zadzwonić do dentysty”, „nie odpisałem Kasi”, „skończyło się mleko”, „chcę zgłosić się na szkolenie”, „muszę zrobić raport”.

Pisz aż do momentu, gdy poczujesz pustkę w głowie albo skończy się czas. Nie oceniaj tych notatek ani nie porządkuj ich od razu. Dopiero po zakończeniu pisania możesz na spokojnie przejrzeć listę i wybrać, co wymaga działania teraz, a co zostawić na później nadając obowiązkom priorytet według macierzy Eisenhowera. Taki codzienny „zrzut myśli” pozwala oczyścić głowę i daje poczucie kontroli nad tym, co naprawdę jest do zrobienia.

Czytaj: Porządek w powiadomieniach, spokój w głowie. Jak ograniczyć natłok informacji i odzyskać koncentrację?

2. Reguły „tak/nie”, żeby oszczędzać decyzje

Zamiast codziennie zastanawiać się nad każdą decyzją, daj sobie wolność dzięki prostym zasadom. Reguły pozwalają automatycznie eliminować dziesiątki drobnych wyborów każdego dnia, bo nie musisz już analizować każdej sytuacji, bo raz ustalona zasada robi to za Ciebie.

• „Maile sprawdzam o 11:30 i 16:30.”
• „Spotkania tylko, jeśli mają cel i agendę.” Mniej drobnych decyzji to więcej energii na ważne sprawy.

Czytaj: Wellbeing w pracy: jak i dlaczego warto dbać o dobrostan w życiu zawodowym

3. Plan „jeśli-to” (intencje implementacyjne)

To technika oparta na badaniach nad realizacją celów. Zamiast postanawiać „będę bardziej skupiony”, ustalasz konkretny plan działania.

Co ciekawe, neurobadania pokazują, że kiedy tworzysz takie intencje implementacyjne, aktywuje się część mózgu, która odpowiada za utrzymywanie uwagi i kontrolowanie działań. Dzięki temu taki sposób podejmowania decyzji jest dosłownie wpisany w naszą neurologiczną architekturę.

Przykład? „Jeśli zacznę odpalać social media w pracy, to wstanę i zrobię 10 oddechów + wrócę do jednego zadania”. Taki plan „jeśli-to” zwiększa szanse na działanie dając Twojemu mózgowi przekierowanie na konkretne inne działanie.

Czytaj: Wellbeing w pracy hybrydowej w home office i biurze. Jak się nie wypalić?

Zero waste w kalendarzu: od gruzowiska do planu 

Time blocking

Planuj bloki pracy: 60-90 minut na pracę wymagającą skupienia, osobno komunikacja, osobno administracja. Time blocking jest prosty: jeśli coś jest ważne, powinno mieć swoje miejsce w kalendarzu.

Historia na zachętę: moja klientka Magda kiedyś spędzała każde popołudnie w biegu, odpisując na powiadomienia i maila jednocześnie żonglując kilkoma tematami naraz. Gdy raz wpisała blok pracy kreatywnej na 14:00-15:30 i wyciszyła powiadomienia, skończyła projekt godzinę szybciej niż zwykle i mogła wyjść na spacer.

Mini-szablon dnia pracy:

• 1 blok „głęboki” (najtrudniejsza rzecz dnia)
• 1 blok „bieżączka” (maile, formalności)
• 1 blok „ludzie” (spotkania/telefony)
• 1 bufor 30-60 min (na życie, smalltalk, spontaniczną komunikację)

Czytaj: Wypalenie zawodowe: rozmowa z dr Magdaleną Cubałą Kucharską

Batching: grupuj podobne sprawy

Przełączanie się między zadaniami kosztuje, więc warto je ograniczyć. Zamiast sprawdzać maila 12 razy dziennie, wyznacz na to dwa konkretne okna. Dla większości osób taka zmiana ogranicza liczbę sprawdzeń poczty, co daje mniej rozpraszaczy i więcej ciągłego czasu na głęboką pracę zmniejszając koszt przełączania zadań.

Czytaj: Work–life balance: jak zachować równowagę między pracą a życiem    

„Stop doing list”: lista rzeczy, których NIE robisz

Raz w tygodniu dopisz 3 pozycje:

• Co przestanę robić?
• Co zautomatyzuję/oddam?
• Co ograniczę do wersji „wystarczająco dobrze”?

Pamiętaj, że każdy kalendarz i doba mają swoje granice.

Czytaj: Wypalenie zawodowe. Czy wiesz, jak sobie radzić? Przeczytaj i wróć do formy

Granice, które oddają czas na życie 

Jeśli masz wrażenie, że ciągle ktoś czegoś od Ciebie chce i czujesz związany z tym stres i zmęczenie, to normalne – przerywana praca zwiększa poczucie presji. Zrób więc dwie rzeczy:

• Ustal „godziny ciszy” (np. 9:00-11:00 bez spotkań i komunikatorów). Jeśli pracujesz w zespole, podziel się pomysłem i sprawdź, kto jeszcze chce mieć ten czas na skupienie. Wspólne ustalenia łatwiej utrzymać niż samotne próby.
• Skracaj spotkania: zamiast standardowych 45 minut, umawiaj je na 25 minut i trzymaj się tego czasu. Zawsze proś o agendę, czyli konkretną listę tematów do omówienia wraz z celem spotkania (na przykład: omówić status projektu, rozdzielić zadania, podjąć jedną decyzję). Dzięki temu każdy uczestnik wie, po co się spotykacie i łatwiej trzymać się planu.

Minimalizm nie kończy się na szafie, a największy porządek robi się w życiu wtedy, gdy przestajesz działać z poziomu reakcji, a zaczynasz świadomie wybierać: co będzie Ci zajmować przestrzeń w głowie, a co trafi do kalendarza. Zastosuj powyższe wskazówki i działaj spokojniej, z większą przestrzenią na rzeczy, które zasługują na Twoją uwagę.

Autorka: Zofia Tykwińska-Sutkowska

Na podstawie:  

• https://theboringclock.com/blog/context-switching-cost-productivity
• https://www.rp.pl/praca/art9799381-w-pracy-stresuja-nas-terminy-i-wlasne wysokie-oczekiwania
• https://doi.org/10.1093/cercor/bhz045 https://www.prospectivepsych.org/sites/default/files/pictures/ Gollwitzer_Implementation-intentions-1999.pdf
• https://dl.acm.org/doi/10.1145/1357054.1357072
• https://www.apa.org/pubs/journals/releases/xhp274763.pdf
• https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC6119549/
• https://dl.acm.org/doi/10.1145/1357054.1357072
• https://asana.com/pl/resources/what-is-time-blocking

Wszystkie dostęp 19.02.2026r.